Cómo hacer la firma de email perfecta en 5 pasos

En este post vamos a hablar sobre la firma de los emails. Algo en lo que casi nadie se fija, pero que puede ser más importante de lo que podemos creer. Si trabajas en una empresa como si eres un profesional freelance, es más que recomendable que utilices una firma de email corporativa, con el logotipo y la información de contacto tuya y de tu actividad. De esta forma será más fácil para tus clientes o proveedores encontrar la forma de localizarte o hablar contigo y te aportará un plus de credibilidad y profesionalidad.

Con la utilización de programas para gestionar el correo electrónico es muy fácil crear una firma y agregarla automáticamente a cada correo que envías, o bien, tenerla a mano para añadirla a los correos que necesites. Quizás utilizas varias cuentas de correo electrónico en el mismo Outlook o cualquier otra aplicación, y puedes tener configurada una firma para cada cuenta de correo.

También puedes configurar una firma de email en gestores de correo web, tipo Gmail o Thunderbird para que tus emails sean mucho más profesionales, o por lo menos contengan información de contacto además de otro tipo de datos. Veremos cómo añadir imágenes, enlaces, y otros formatos que hagan el diseño mucho más usable y atractivo.

Los programas de gestión de correo electrónico disponen de opciones con las funciones básicas para editar y formatear las firmas de email, así como incluir imágenes para reforzar el mensaje que queremos dar. Si queréis más control sobre lo que hacéis o estáis más cómodos con un editor de HTML, tenéis varias opciones, entre ellas utilizar editores online de código HTML, como el que podéis encontrar en https://html5-editor.net/ Es un editor bastante fácil de usar. A continuación podéis ver cómo aparece en vuestra pantalla. Aunque hay más información alrededor, estas dos ventanas son las importantes para editar el contenido y ver los resultados.

Captura de pantalla del editor de HTML online https://html5-editor.net/

 

Lo que hay en la parte izquierda en HTML se refleja en la parte derecha, tal y como aparecerá online. Es decir, que cualquier cambio que hagáis en la parte izquierda o derecha tendrá su efecto inmediatamente en la otra parte, pudiendo ver los cambios rápidamente.

Si queréis una aplicación para instalar en vuestro ordenador y que os permita editar y previsualizar código HTMl, podéis usar BRACKETS. Un editor de código abierto que entiende de diseño web, con el que podéis hacer bastantes cosas. Es gratuito, así que no hay que rascarse el bolsillo para poder usarlo. Descargar, instalar y ya está. Hay disponible versión de Windows y versión para OS de MAC.

Funciona como un editor de texto pero más potente, para que puedas modificar CSS, y puedas ver también una vista previa de los cambios en un navegador, creando una página web local, sin que sea pública. Solo tú puedes verla. También puedes trabajar directamente con el código desde el servidor, pero eso es otra historia…

Captura de pantalla de la Web de Brackets

Los 5 pasos más importantes que tienes que dar para crear la firma perfecta

Diseña una firma de email que te permita estar en contacto con tus clientes aportando información útil Clic para tuitear

En temas de diseño hay mucho escrito, y cada uno, al igual que con los colores, tiene sus preferencias. Así que no vamos a decirte qué colores usar, o cómo disponer la información para que todo sea más ‘zen’. Vamos a decirte qué tienes que añadir en tu firma de email para que esté completa y sea útil. El resto va de tu cuenta. Saca tu lado más creativo para hacer una firma de correo electrónico que esté en consonancia con tu imagen o con el diseño de tu Web.

A continuación tienes nuestras recomendaciones.

Indicar quién o quiénes sois

Tenéis que informar al destinatario del correo quién es el que envía la información o se pone en contacto con él. Vuestro nombre y apellidos, además del puesto que desempeñáis en la empresa son fundamentales para que os identifiquen y sepan a quién dirigirse en el caso de querer responder, o realizar una llamada. Hay que ser prácticos y dar facilidades para que no tengan que buscar información vuestra en otro sitio.

Si es una cuenta de correo genérica, indicarlo también. Utilizad Dpto. RR.HH. o Atención al Cliente, por ejemplo, para que sepan que es una cuenta genérica y que puede haber varias personas que estén utilizando ese canal para comunicarse con ellos.

Utilizar el logo de la empresa o una foto propia

Para mejorar vuestra firma de correo electrónico es muy recomendable añadir como mínimo el logo de la empresa o marca al que pertenece el buzón. Si se trata de una cuenta personal (no una cuenta genérica como pueda ser info@minegocio.es o rrhh@tuempresa.com) podemos también añadir una foto en miniatura de la persona, con el fin de transmitir mayor confianza al destinatario del correo.

Pero… ¿cómo añadimos imágenes a la firma? La mejor manera es tener cada imagen previamente “subida” a nuestro servidor y utilizar la URL de la imagen, para de esta forma aliviar el peso del correo electrónico y así utilizar menos ancho de banda y acumular menos espacio en nuestra carpeta de elementos enviados, así como en la bandeja de entrada del destinatario. Otra ventaja adicional es que si modificamos la foto en el servidor en un futuro, bien sea porque hemos cambiado de logotipo o tenemos una foto personal mejor, automáticamente se actualizará esa foto cuando abramos emails enviados con anterioridad. Incrustar la imagen o el logo en el email siempre es peor porque estarás añadiendo KB al tamaño del envío, y en el caso de que modifiquéis vuestra imagen, o el anagrama de la empresa, no se actualizará.

¿Y cómo podemos saber la URL de nuestra imagen? Si se trata de tu logo y ese logo ya lo tienes insertado por ejemplo en tu página web, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la imagen y seleccionar abrir en una pestaña nueva, de esta forma, aparecerá la URL en la barra de dirección del navegador, y podremos hacer un copia-pega.

¿Pero qué pasa si de aquí a unos meses cambias de sitio web y el nombre del archivo se modifica? ¿O la versión del logo de la web tiene un fondo o colores que no quedan bien en la firma? Puede ser un problema. Por esta razón recomendamos subir las imágenes que vayamos a usar en la firma en un directorio independiente de la página web, y que sólo se use para este fin.

En el caso de nuestro logotipo para la firma de correo electrónico tenemos una imagen específica, que está ubicada en la URL: “https://www.formulaclick.com/external/logo.jpg”. Es decir, dentro de la carpeta external del servidor, hemos subido por FTP el logotipo que usamos en la firma, además de otras imágenes.

Con el editor online de HTML que hemos mencionado anteriormente es tan fácil como ir al menú Insert y luego hacer clic en Image, aparecerá una ventana emergente con algunas opciones, para que puedas colocar ahí la URL de tu imagen, y asignes la etiqueta ALT.

Insertar imagen con editor online de HTML

Si tienes alguna duda sobre cómo hacer esto, ponte en contacto con tu proveedor de alojamiento o con la empresa o profesional que te esté llevando el mantenimiento de la Web.

Indicar tus datos de contacto

Si no utilizas la firma de un email para colocar los datos de contacto, ¿para qué lo utilizas? Es conveniente que la información sea correcta, y que facilite que los usuarios tu localización. No hace falta que pongas un mapa con la chincheta de Google Maps, pero sí la dirección exacta de tu oficina o de las instalaciones donde tienes tu negocio. Si alguien quiere saber más sobre dónde está ubicada tu oficina hará una búsqueda en Google Maps de todas formas.

También es importante que pongas tu skype si crees que pueden contactar contigo a través de este medio, y tu número de móvil si estas fuera de la oficina y quieres estar localizable para no perder ninguna llamada.

A continuación puedes ver una firma con un buen diseño y que incluye toda la información que estamos viendo en este post.

Cualquier otra forma de contacto, telegram, slack… también puede ser válido para colocarlo en la firma de tus emails. Dependerá del sector en el que te muevas y qué tipo de clientes tengas o estés buscando.

La dirección de la Web también es interesante que la indiques para que os puedan visitar, así estaréis enviando tráfico a la Web. Siembre va bien. Configurarla para que se pueda hacer clic y se abra la página sin mostrar un error 404. Haz una prueba antes de enviar un mail con este tipo de fallos.

Cumplir con el deber de información adaptado a la RGPD

La adaptación a la RGPD es de obligado cumplimiento a partir del día 25 de mayo de este año 2018, así que debes informar debidamente a todos aquellos clientes, o posibles clientes de que estás cumpliendo con la normativa y que los datos están protegidos y dados de alta en la AGPD.

En el texto debes incluir quién es el propietario de los ficheros que contienen los datos que estás tratando, y también referencia a leyes o reglamentos en los que se basa. Esto sirve para que puedan tener las garantías de que sus datos están siendo utilizados para el fin por el que fueron recogidos. Además deberás facilitar la forma de acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos. Los denominados derechos ARCO. No olvides indicar un email y una dirección física postal para que se puedan poner en contacto contigo para ejercer sus derechos.

También puedes incluir en tu firma información relativa a la confidencialidad de los datos que envías, si tratas datos algo sensibles y envías por error un mail a alguien que no es el destinatario, indica qué tiene que hacer en caso de recibir el correo. Borrarlo, enviarte una respuesta para que sepas que has enviado el email a quien no era… o cualquier otra cosa.

Aunque se salga un poco del fin de este post, también es importante que en el caso de los boletines de noticias facilites la forma de darse de baja con un simple clic. Muchos de los gestores de campañas de email marketing tienen configuración para que esto aparezca en la parte superior o inferior (mejor inferior) de los mails que envías.

Para conservar el medio ambiente también es importante que pongas una coletilla del estilo a: “No imprimas este email salvo que sea estrictamente necesario, así ayudarás a conservar el medio ambiente”. A veces imprimimos un email y lo dejamos encima de la mesa sin hacerlo caso o lo tiramos directamente a la papelera. Piensa antes de imprimir un email o cualquier otro documento electrónico.

Utilizar formatos para resaltar partes de tu firma de email

Si vas a escribir un párrafo con tus datos, es importante que resaltes con negrita, o diferentes tamaños aquello a lo que quieras dar relevancia. Tu puesto dentro de la empresa, tu forma de contacto más adecuada, o tu nombre de skype pueden ser algunas partes que quieras enfatizar.

Tampoco es necesario que cambies cada línea de color, o que utilices diferentes tipos de letra para cada sección. O que la silueta de la frase parezca un skyline, pero sí que dentro de la homogeneidad que uses, puedas utilizar las posibilidades que te permite un editor de texto enriquecido y la versatilidad del HTML.

Y ten en cuenta que los emails también se podrían ver en un móvil o tablet, así que comprueba que todo se ve correctamente adaptado al tamaño de pantalla. Es simple y llanamente una firma de email responsive lo que tienes que llegar a conseguir.

A continuación te explicamos brevemente cómo se activa la opción de incluir la firma de correo electrónico en cada email que envías por Gmail.

Cómo activar la firma de correo en Gmail

El uso de gmail está muy extendido, tanto a nivel gratuito como con Gsuite. Esta última versión es de pago e incluye funcionalidades adicionales. Según Marketing4ecommerce a comienzos de 2016 se han superado los 1000 millones de usuarios de cuentas de gmail. Así que vamos a darte unas indicaciones para que firmes tus emails con esta herramienta.

Primero accede a tu cuenta de gmail con usuario y contraseña. Después vete a la configuración haciendo clic en la rueda dentada de la parte superior derecha de la pantalla.

Botón de configuración de la cuenta de gmail

Aquí tendrás todas las posibilidades de configuración de tus cuenta. En la parte de firma hay que seleccionar el botón que hay debajo del botón <Sin firma>, para habilitar el editor y añadir ahí todo lo que necesitamos.

Opciones de configuración de gmail

En la imagen puede verse un cuadro de texto (parte inferior con fondo blanco) donde se edita la información de la firma de los emails. Es un espacio donde se puede editar texto, como en un procesador de texto con funciones limitadas pero suficiente para el propósito de colocar información de nuestra empresa/puesto de trabajo o nuestros datos de contacto personales. En la parte superior de dicho cuadro de texto está la barra de formato con la que podremos jugar para dar el aspecto que más nos gusta.

Barra de menú de edición de firma de correo de Gmail

Con esta barra de formato podrás modificar el tipo de letra, el tamaño, y añadir enlaces e imágenes para que tu firma sea completa.

¿Crees que falta algo en la firma de los emails, y tu sueles utilizar? Deja tus comentarios para ponerlo en común con otros lectores y responderemos a tus dudas.

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